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ひよこ展の裏側全部見せます!  ~リアル物販イベントの“通販”を成功させる方法~

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2021年7月、ひよこ展2021(リアル物販イベント)と、さきドリ!ひよこ展2021(通販)を実施しました。
合わせてのべ400人以上のお客さまに参加していただいて、楽しくイベントを終える事ができました。
ありがとうございます!!


この主催経験をもとに、ひよこ展の裏側、特に、
リアル物販イベントで“通販”も実施して成功させるための主催向けノウハウを大公開!!

なお、この記事での「リアル物販イベント」は、いわゆる同人誌即売会などのような、どこかのギャラリーをレンタルして、一時的に作品を集めて行う、委託の物販イベントを想定しています。

ひよこ展2021(以下ひよこ展)についてはこちらをご覧ください。
hiyokoten2021.jimdofree.com

想定する読者

  • リアル物販イベントに通販を導入したいと考えているイベント主催者
  • 通販をすでに導入したものの、イマイチで、撤退しようと考えているイベント主催者
  • 一年前のことをすっかり忘れているであろう来年の私

リアル物販イベントと通販を一体的に実施するメリット

リアル物販イベントで通販も実施する事が増えてきました。
実際にひよこ展をリアル物販イベントと通販を一体的に実施したことのメリットは以下のとおりです。

  1. 遠方で来場できないお客さまにアプローチ
  2. リアル物販イベントに来場予定の人に、欲しい商品をイメージトレーニングしてもらう
  3. リアル物販イベントに来場しようか迷っているお客さまが、なにが得られるのか知る機会となる
  4. コロナで来場できない近郊在住のお客さまにアプローチ ※来年以降減る見込み
  5. 来場予定だったが、日程の合わなくなったお客さまにアプローチ ※イベント日程により増減

リアル物販イベントだけ、通販だけを独立して実施するのでは気が付かなかった、相乗効果がありました(上記の2,3)。
両イベントを一体的に宣伝することで、通販を見てイベントを知った方もいらっしゃいましたし、ひよこ展のブランドとして通販も宣伝できました。また、リアル物販イベントへご来場される方へは、通販とイベントで同じものが販売されるというメッセージも伝わったように思います。

来年以降は?

前節のうち、コロナ後も需要があるのは1~3です。
コロナがなくなったら通販をやめる判断もあると思いますが、イベント自体の来場者を増やしたり、リアル来場する方にイベントで欲しい物を見つけてもらう機会を増やす効果もあるため、ひよこ展では来年以降も続けようと考えています。

参考:ひよこ展の通販において、会場から比較的近郊な方(東京都、千葉県、神奈川県、埼玉県)からのご注文は45%、その他の地域からの注文は55%でした(n=184)。近郊の方の何割かはコロナの影響でご来場できなかった場合に含まれるでしょうから、来年の注文数は今年より減ると予想しています。

なぜイベントの通販は「イマイチ」なのか?

実は、ひよこ展の企画書を書いている時(2020年8月頃)、イベント主催する人の間で、リアル物販イベントの通販は「イマイチ盛り上がらない」と言われていました。
オンラインイベントに関する下調べについては下記を御覧ください。
gomi-box.hatenablog.com

いろんなイベントを調べたり、実際に参加してみて、イマイチポイントが浮かび上がってきました。

イマイチポイント

  • 作家ごとに用意されたサイトで、作家ごとに注文、送料が必要なことが多く、なんか盛り上がらない。いつもの通販と何が違うの?
  • 入手困難作品(リアルイベントでも争奪戦になる特定の作家さんの作品)だけスッと早いもの勝ちになって売れて、後の作品は売れない。イベントのように色々目に入らない。
  • 結局いつもネットで買ってくれているお得意様の購入。なんだか煽ってしまって申し訳ない…
  • 直前でオンライン通販に切り替えたので、そもそも通販があることがお客さまに知られていない

これらのイマイチポイントを何とかするべく、ひよこ展では下記の通販を目指すことにしました。

理想のリアル物販イベントの“通販”

・まるでリアル物販イベントみたいに、たくさんの作家さんの作品を、じっくり見回って、発見できること
・複数の作家さんの作品を一度に購入できる(送料が1回で済む)こと
・事前に入念な通販の周知をして、「知られていない」「いつものお客さんだけ」にならないよう工夫すること
イマイチポイントのうち、「入手困難作品だけ買われて終了問題」は結局解決には至りませんでしたが、余裕があれば「作家さんに協力してもらって、事前抽選制にする」などの工夫でなんとかなると思います。

ひよこ展通販、成功のカギ

さて、ここからはひよこ展通販を成功させるため実際にどのようなことを考え、どう工夫したか、ポイントを挙げていきます!大きく次の3つの視点に沿って、ひとつずつ紹介します。

  • 通販を盛り上げる!知ってもらう!
  • リアル物販イベントと通販の一体感!
  • 通販作業を効率よくスムーズに実行する!

通販を盛り上げるためのポイント

作品をまとめて購入できる通販サイトを作った

ひよこ展では、複数の作家さんの作品をまとめて発送する方法にしました。
これには運営の工夫が必要なので、「両立するポイント」にて後述します。

多くの作家さんにまんべんなく出品してもらった

リアルイベントのような楽しさを味わうためには、たくさんの作家さんの作品を見たという満足感が必要です。
そこで、ひよこ展では多くの作家さんに通販に出品してもらうため、規約で「出展するなら通販出品必須」としました。

ただ、通販の準備をするには作家さんのやる気も協力も必要です。
作品を作るのを楽しみたい作家さんからすれば、通販の準備をするのはただ面倒だと思います。
そこで、2つのスペースプランを作りました。

  • 個別スペース:通販出品必須・参加費必要だけど、決まったスペースを確保できて、販売手数料を低減したスペース
  • 共用スペース:通販出品できない&みんなと共用のスペースだけど、参加費不要・販売手数料のみのちいさめスペース

簡単に言うと、個別スペースは売りたいマインドの作家さん用、共用スペースはお試し・楽しみたい作家さん用です。

個別スペースの作家さんの中には、直前に「やっぱり通販をやめたい」という方もいらっしゃったのですが、本当に特別な事情がない限りは!と頼み込んで、1作品はご出品いただきました(その節は無理やりにご協力ありがとうございました)。
結果的に、通販に参加した作家さんからは、通販で盛り上がったのが伝わってきて参加してよかったとの声が大半だったため、今後も通販必須を規約に盛り込むつもりです。

また、一人の作家さんに出品数が偏らないように、そして発送作業が大変にならないように、一人3作品まで(1作品のなかに複数柄違いなどは許容)としました。
こうすることで、全体の多様性を保ちつ、ボリュームが大きくなりすぎないようにしています。
作品数上限については、参加作家数によって変化させるとよいでしょう。全体で50~100種類程度に収まるぐらいが適切かなと思います。

事前に通販を周知した

通販を実施しても、知られていなければお客さまが閲覧せず、盛り上がりません。そこで下記を実施しました。

  • DMや告知サイト発信時点で通販があることを強調して周知
  • イベント来場用の整理券の配布終了後に、通販があることを周知
  • 通販開始日の約1週間前からサイトを事前に閲覧可能に
  • SNSで「遠いから/コロナだから ひよこ展には行けない」趣旨の発言をしている方に、「通販がありますよ!!!」とリプライ
  • 主催の通販販売作品は、ついで買いしやすい価格帯(1000円以下)のものを設定した上で、主催の通販ご利用の方などにひよこ展を周知

特にサイトを事前に閲覧可能にすることは、入手困難作品だけが売れる状態を回避することにつながるのでおすすめです。
だいたいのショップシステムに機能があるので、積極的に利用すると良いと思います。

リアル物販イベントと通販を両立するポイント

納品物を1箇所に集めた

通販も物販イベントである以上、物を納品してもらうことでしょう。そこで問題になるのが、どこに納品してもらうかです。

  1. 全部ギャラリー(=通販期間もギャラリー代が必要、作家の搬入出は各1回でOK)
  2. 通販分は主催の自宅など別の場所、リアル物販イベント分はギャラリー(=ギャラリー代は従前と変更なし、搬入が2回に分割、搬出は1回)

これは、ギャラリー代と作家の送料負担を天秤にかけて考えることになると思います。
また、通販受注が多くなると、他の人に発送作業を頼むことを考える場合もあると思うので、主催者自宅だと都合が悪いかもしれませんね。
一方、前者の場合は、長く実施すればするほどギャラリー代がかかるので、通販実施期間は短期間になります。

ひよこ展の場合は、主催の家が狭くてものの置き場がないため(笑)問答無用で前者になりました。

なお、ギャラリーには、未発送の通販商品を格納したり発送できたりするイベント会場とは別の部屋があると更に運用がスムーズになると思います。

通販とリアル物販イベント、どちらが先?

リアル物販イベントと通販の実施順ですが、下記2とおりが考えられます。

  1. 通販実施⇒リアル物販イベント実施
  2. リアル物販イベント実施⇒通販実施
通販実施⇒リアル物販イベント実施 するメリデメ
  • メリット:事前に作品情報や納品数を把握していれば、検品やサイト反映などの運営が楽。通販売れ残りもイベントで販売OK。
  • デメリット:リアルイベント前に実施するので、作家からするとリアル物販イベントに加えて通販分も作品を用意しなくては…という負担感がある
リアル物販イベント実施⇒通販実施 するメリデメ
  • メリット:リアルイベント後に実施するので、作家からすると売れ残りが防げて気が楽
  • デメリット:リアルイベント後に残数の検品⇒サイト反映が必要になるので運営が複雑
ひよこ展の場合

上記のメリデメから、ひよこ展では運営者が私一人しかいないため、運営上の都合で、「通販実施⇒リアル物販イベント実施」としました。

通販実施⇒リアル物販イベント実施する場合は、細かいことを言うと、更に、下記2通りのやり方があります。

  • 通販とリアル物販イベントと同時に作品を搬入してもらい、リアル物販イベント直前に通販を実施する方法
  • リアル物販イベントの2週間前ぐらいに通販を実施。通販で販売した数量を、 リアル物販イベント納品物とあわせて後で搬入してもらう方法

後者は、通販とイベントの日程が空きすぎる・作家の準備が前倒しになることと、実際にものを見ていないのに通販サイトを構築する・送料設定することになるのでリスクがあります。作家との相当な信頼関係があり、主催が出品作品のことを知っている必要があり、多くの作家を集めるイベントでは実は難しいです。
ですから、ひよこ展では「 通販とリアル物販イベントと同時に作品を搬入してもらい、リアル物販イベント直前に通販を実施する方法」を採用しています。

実際のギャラリーレンタルプラン

以上の方法でギャラリーレンタル単位である7日+αぐらいに抑えています。
実際には下記のように運用しました。

  • 1日目:搬入日(納品物を検品してリアルイベント会場をほぼ設営する日)
  • 2日目:通販日
  • 3日目:通販日・通販発送日
  • 4日目:通販発送日・搬入予備日
  • 5日目:リアル物販イベント開催日(通販発送日)
  • 6日目:リアル物販イベント開催日(通販発送日)
  • 7日目:リアル物販イベント開催日・搬出(通販発送日)
  • 8日目午前:主催撤収日(通販発送日)

※通販サイト用のデータ提出締切は通販サイト開始10日前ぐらいに設定。受領してすぐ掲載して、約1週間前には通販サイトを全体公開しておく。

通販発送は1日で終えるつもりだったのですが、予想の4倍の受注件数だったため、全然計画倒れになりました。
急遽発送作業をするために作家さんに手伝いをお願いして、イベント中も裏の小部屋でしょこしょこと発送して、最終日は主催の家に持ち帰って発送しておりました…みんなは真似しないでね…

販売手数料を通販とリアル物販イベントで同じにした

リアル物販イベントでは、参加者が主催に払う費用として「参加費(売上で変動なし)+販売手数料(売上の*割)」という構成になっていることが多いと思います。

通販を実施する際には、リアル物販イベントでは不要だった追加の固定費(先に挙げた追加のギャラリー代)と、受注件数に応じて発生する費用(決済手数料・梱包資材・発送に係る人件費)が発生します。
無論、リアル物販イベントでも、会計や列整理などで人件費等は発生しますが、実際には通販のほうが(同じ売上でも)手間も費用もかさむ感覚があります。
固定費は参加費などに上乗せすれば良いですが、受注件数に応じて発生する費用をどうするか、です。
パターンとしては下記2通りが考えられます。

  1. リアル物販イベントと通販で販売手数料は同率+通販利用のお客様から手数料として送料に上乗せしていただく
  2. リアル物販イベントと通販で販売手数料を変更(通販で売れた分の販売手数料を高くする)

結論から言うと、1のパターンのほうが精算時の計算が楽です。ひよこ展では1を採用しました。
レジシステムを導入している場合は2でも良いでしょうが、精算時に通販とリアル物販イベントのどちらで売れたか計数して把握する必要があるので、それなりに大変です。
また、作家さんとしても、通販で販売手数料が上がるなら、自分で通販するよ・・・という気持ちになるかなと思います。
想定手数料は、お客さんごとの平均単価を見積もって、なんとなく設定します。これは販売するものによって大きく変動しますが、自分のサイトでの購入単価などが参考にしてエイヤと設定します。終了後に検証して次回に生かします。

通販作業をスムーズに行うポイント

発送方法を設定する

通販の方法をあらかじめ考えておくことも必要です。主催がオペレーションに慣れている発送業者が良いと思います。

ひよこ展では、会場から徒歩1分のところに郵便局があったことから、下記の方法で、梱包でき次第郵便局とポストに持ち込むという選択しました。

実際に発送作業をやってみて、大変でした。
初めての見る作品なので、梱包方法をその場で考えなくてはならないこと、個数が多すぎて考えることが多かったです。
例えば、レターパックゆうパックの2つぐらいに発送方法を絞るほうが良いと思いました。
また、会場が郵便局から遠い場合は難しいので、ヤマトさんの「宅急便コンパクトor宅急便」にするか、郵便局に集荷に来ていただいたほうが良いかもしれません。
ただ、あまり発送方法を絞りすぎると自ずと送料が高くなるのでお客さまの負担に繋がります。
発送方法はひよこ展でも、来年の課題の一つです。

通販サイトをどこで構築するか

通販サイトは色々ありますが、日本で一時的に準備しようと考えると下記2サイトかと思います。

開催場所や開催日程にもよりますが気にするポイントは下記です

  • 販売手数料。安いほうがいい。
  • 注文と決済が分かれる決済方法(銀行振込・コンビニ支払い等)の入金締切が、搬出日よりも早いこと。もしくは、決済手段を選択できること(未入金キャンセルがあったときにどうするか考えておく)
  • 大量の注文をさばく手段が整っていること(納品書一括出力、売上データのcsv出力など)

上記を満たしたのでひよこ展ではstores.jpで構築しました。
両方とも使ったことがありますが、BASEのほうが機能が丁寧な印象です(納品書のまとめて出力やデータの出力周りが特に)。ただ、販売手数料が違うのでそこをどう判断するかです。
また、主催者が通販システムに慣れていないと戸惑うと思うので、使ったことのあるシステムにするのも良いと思います。
いずれのシステムでも決済システムの審査に1ヶ月はかかるので、構築は通販開始の3ヶ月前ぐらいから行うと安心です。

通販期間は2日で十分

今回ひよこ展の通販は、平日に2日間実施しました。
1日目、平日19時から開始し、二日目の24時で終了しました。(1日目が5時間、2日目が24時間)
結果として、受注件数は、初日の開始1時間以内(19時台)に全体の51%、初日の開始5時間以内で全体の71%ありました。

以上から、ほとんどが初日の開始数時間に注文されたものであったので、期間が短く平日でも大丈夫だと思います。
通販の事前周知、サイトの事前公開、アクセスしやすい夜の時間帯などに通販期間を設定することで乗り切れます。
参加作家さんによっては、最後の数時間に宣伝を行ったことで受注件数が伸びた方もいたので、あまり短くなく、個々の作家さんがある程度宣伝しやすい期間に設定するのが良いかなと思いました。

通販発送作業を効率化する

通販発送作業は大まかに言うと下記のように分解できます。
物量があるときは1件ずつ発送作業を行うのではなく、全部まとめて作業の分解単位で行うと効率化できます。

  1. 納品書・送り状を印刷する
  2. 納品書を読んで、作品をピックアップする
  3. 検品する(納品物が正しいか?発送先住所はあっているか?)
  4. 梱包する
  5. 梱包物を配送業者に引き渡す

このうち、「納品書を読んで、作品をピックアップする」「検品する」「梱包する」は受注量によって相当な作業量になるため、予め作業者に依頼するなどしておいたほうが良いと思います。
また、「納品書を読んで、作品をピックアップする」「検品する」については、リアル物販イベントが開始する前までに終了することを必須として予定を組んだほうが良いです。(検品して、なかった!品物が違った!となった場合、当該作品が売り切れていたら大変です。また、搬出後に相違が発見されると作家さんと郵送やり取りが発生します。)

「納品書・送り状を印刷する」のは途中で引き継ぐのが難しいため、主催者がまとめてやるのが効率的でしょうか。

ひよこ展では、通販実施後リアル物販イベントを実施する形式としましたが、通販の商品をピックアップする作業が実質1日しかなく、また、受注量も低く見積もり主催一人で通販を乗り切るつもりだったため、大幅に発送が遅れました。
急に発送作業を手伝ってくださった作家さんには頭が上がりません。ありがとうございます。

参考:通販作業に慣れている人でも、1日に発送できる限界はよくて40件、よほど慣れた人が慣れた環境で1日作業して60件ぐらいが限界です。作業見積もりのご参考にどうぞ。。。

通販発送時に気をつけることを共有する

通販発送作業を主催以外に手伝ってもらう場合、下記のようなミスがないかを作業者に共有するとよいでしょう。

  • 送り状と納品書の住所・宛名があっているか
  • 総数が正しいか(とくに、同じ作品を2個以上注文された場合にミスが発生しやすい)
  • 納品書が複数枚ある場合に、2枚目以降の納品書を見落としていないか
  • 複数種類の商品があるとき、その種類を間違っていないか(例:ピアスとイヤリング、柄の種類)

初めて見る作品を発送するので、通販作業に慣れている人であっても結構ミスをします。
また、作業者が必ずしも通販発送に慣れているとは限らないので、通販発送に慣れている人を作業者として確保するのも大事です。
また、複数種類の商品がある場合は、作家は外装に必ず種類の名前を書くようにして他の人が見てわかるようにするなどの作家側の協力も必要だなと感じました。

発送ミスしたときは主催がなんとかすると腹をくくる

これだけ気をつけていても、自分の作品じゃないものを多人数で発送するので、ミスが起こります。
ミスが起きたときにどうするか心づもりすると良いと思います。また、作家さんの協力が必要になることもあるので、予め作家さんにお願いをしたほうが良いでしょう。
下記はその例です。

  1. 欠品した場合、主催負担で作家から発送してもらうか返金するか
  2. 種類を間違えた場合は返送してもらうか、追送だけで済ますか

楽しいイベントが増えますように。

以上なんだか偉そうに語ったのですが、実はイベントを単独主催するのは今回が初めて・・・。
至らない部分も多くあり、たくさんの方に支えていただきました。
今後も作家さんもお客さまも楽しいイベントを目指して、来年度以降も企画したいです。
そして、この記事がなにか新しくて楽しいイベントのきっかけとなりますように。

スペシャルサンクス

  • 私の書いた企画書を何度もダメ出しして、ここに書いた仕組みの根幹をだいたい提案してくれた夫。えらい!!!
  • リアル物販イベントのやり方を快く教えていただいた師匠のmomo chiさん
  • 運営の手が足りないときに快く手伝ってくださった参加作家さん
  • ひよこ展参加作家さん
  • ひよこ展の通販やイベントにご参加いただいた皆様

おまけのせんでん

主催がひよこ展2021で初出品したひよこみっく、みんな買ってね!!!!!!
shop.hiyoko-no-mori.com